La incidencia de las nuevas tecnologías se presenta como un factor determinante para impulsar el cumplimiento normativo en estos negocios. Si bien el Compliance tecnológico ha sido históricamente asociado a grandes empresas y sectores altamente regulados, su importancia se extiende cada vez más a pequeñas y medianas empresas (Pymes) y startups. Estas empresas, tienen mayores riesgos en la medida de que suelen ser objetivos prioritarios de ciberdelincuentes, por tanto es recomendable que adopten prácticas de cumplimiento normativo en materia tecnológica para mitigar riesgos legales y proteger sus datos.
Beneficios del Compliance tecnológico
Más allá del aspecto legal, la gestión basada en el Compliance asegura importantes beneficios para la empresa tales como:
Mayor credibilidad para tu empresa: Es innegable que las empresas que se regulan ofrecen mayor credibilidad al consumidor. Cuando los procesos se controlan más, los clientes se sienten más seguros para hacer negocios y utilizar las soluciones de la marca.El Compliance se convierte en una garantía de calidad, con altos estándares, que cuida de todos los procedimientos y mejora la calidad de las soluciones que llegan al público.
Aumento de la ventaja competitiva: En muchos casos las empresas alcanzan una posición muy superior a la de sus competidores. Esto se denomina ventaja competitiva, que también puede ser lograda mediante la implementación de un sistema de Compliance. Con ello se mejoran los procesos de la empresa, garantizando soluciones éticas, eficaces, seguras y reguladas, lo que atrae al consumidor.
Mejora de la productividad y eficiencia: El control de los procesos también aumenta la productividad, ya que crea una norma para las actividades burocráticas, proporcionando más organización a nivel interno. Además de cumplir con las obligaciones, ya existen varias soluciones que facilitan la propia ejecución, lo que es sinónimo de eficiencia y calidad.
Integridad de la información: Un área de Compliance ayuda a crear una cultura organizacional centrada en la prevención de riesgos y en la eficiencia de los procesos, siempre con integridad de la información y ejecución de las mejores prácticas. Los datos importantes se documentan y almacenan adecuadamente, y el historial de la empresa se consolida y organiza mejor.
¿Deben las Pymes y startups implementar un programa de Compliance IT?
El Compliance tecnológico ya no es una opción exclusiva para grandes corporaciones, sino una necesidad crítica para Pymes y startups. Estas empresas deben enfrentar los desafíos de la digitalización con estrategias de cumplimiento normativo que no solo eviten sanciones, sino que también protejan su reputación y aseguren la confianza de sus clientes. La transformación digital es una oportunidad para crecer, pero solo si se hace de manera segura y alineada con las leyes y regulaciones actuales.
Para empresas del sector tecnológico, así como aquellas que operan casi enteramente a través de entornos digitales o sus servicios están relacionados con este ámbito, el Compliance IT es una herramienta imprescindible para evitar incumplimientos de las diferentes normas que lo afectan, especialmente si operan en mercados internacionales, donde las leyes varían y los requisitos legales son diferentes.
Para empresas que hayan comenzado un proceso de digitalización, el Compliance IT también es algo a tener en cuenta, ya que podrán detectar e identificar riesgos de cumplimiento que les permitan reforzar su seguridad e, incluso, mejorar sus procesos.
¿Cómo elaborar e implementar un programa de Compliance IT?
La elaboración e implementación de un programa de Compliance IT pasa por las siguientes fases:
- Definición de los objetivos del programa de Compliance IT; estos objetivos están relacionados con los requisitos y obligaciones legales que afecten a la empresa, así como de su normativa interna.
- Designación de un responsable o responsables de la implementación y seguimiento del plan; lo habitual es que esta responsabilidad recaiga en el CISO o el departamento de IT de la empresa.
- Realizar el mapa o mapas de riesgos, enfocado en aquellos riesgos relacionados con la digitalización, los sistemas informáticos, el ámbito digital, el uso de dispositivos electrónicos, etc., así como los relativos a las normas que afecten a la empresa. El mapa de riesgos servirá para identificar los riesgos de cumplimiento a los que está expuesta la empresa, la probabilidad de que estos ocurran y cuán críticos resultarían para la empresa.
- Elaboración del plan de acción y respuesta; en base a los riesgos detectados, su nivel de probabilidad e impacto, se indicarán las medidas y controles a implementar en la empresa y sus sistemas y procesos, para minimizar las probabilidades de materialización de los riesgos y, en caso de que ocurran, reducir su impacto y responder ante la situación para recuperar lo antes posible la normalidad. Estas medidas y controles pueden tomar la forma de políticas y procedimientos de Compliance IT.
- Si la empresa no cuenta con un canal de denuncias, proceder a su implantación(los canales de denuncias son elementos esenciales de cualquier sistema de Compliance, puesto que sirven para detectar y prevenir comportamientos o acciones ilícitas en el seno de la empresa).
- Comunicación del programa a los empleados. Así mismo, se debe impartir formación periódica a los empleados en cumplimiento y seguimiento de las medidas implementadas.
- Seguimiento y actualización del programa, para asegurar su efectividad y realizar mejoras cuando se detecten incidencias o problemas o se apruebe nueva normativa que afecte a la empresa en el ámbito IT.
- Documentación de todo el proceso llevado a cabo.
